مقایسه سیستمهای یکپارچه . جزیره ای و erp از دیدگاه کاربردی
اواخر قرن بیستم، کسب و کار تحت تأثیر سه پدیده مهم تغییر شکل یافت: مشتری، رقابت، تغییر
مشتری: دیگر به هر کالا و هر کیفیت رضایت نمی دهد
رقابت: به دلیل افزایش جمعیت و گستردگی جهانی شدن رقابت به بالاترین شکل ممکن افزایش پیدا کرده است
تغییر: هیچ مشتری حاضر به خرید خدمات ثابت و بدون تغییر نیست از طرف دیگر هر تولید کننده ای اگر کالاهای خود را با تنوع همراه نکند در بازار رقابت عقب می ماند علاوه بر این در دنیای پر از رقابت امروز که سازمانها و کارفرمایان و صاحبان مشاغل با مشکلات و فشارهای بی شماری از طرف رقیبان ، مشتریان ، شرکا ، و ... روبرو هستند .
برای اینکه یک سازمان یا تولید کننده از قافله عقب نماند نیاز به عناصر حیاتی ذیل است:
1-بهره‌وری بالا و برنامه‌ریزی صحیح
2-کنترل قیمت تمام شده محصولات
3-مدیریت صحیح مواد و وجودی کالا
4-کنترل تعهدا ت سازمان و نقد ینگی
با این مقدمه به اهمیت سیستمهای اطلاعاتی پی می بریم
سیستمهای اطلاعاتی توانسته است یه عنوان یکی از ابزارهای کارآمد در پاسخگویی به این فشارها ، نقش مناسب و موثری بر عهده داشته باشد . با وجود چنین نقش ارزنده ای که این سیستمها در بقای سازمانهای امروزی بازی می کند، نباید فراموش کرد که این سیستمها همانند شمشیری است که در صورت استفاده نا بجا و یا پیاده سازی نامناسب، بنیان سازمان را به طور کامل بر باد می دهد خطری که متاسفانه تا کنون گریبانگیر 50% شرکتهایی شده است که این سیستمها را پیاده سازی نموده اند.
اکنون این سوال مطرح می شود که با توجه به گستردگی شرکتهای ارایه دهنده این سیستمها چه نوع سیستمی برای سازمان یا شرکت ما مناسب است. که برای جواب به این سوال باید ابتدا انواع طبقه بندی این سیستمها را از نظر کاربردی بدانیم
انواع سیستمهای نرم افزاری از نظر کاربردی
1-سیستمهای کوچک تک منظوره : این سیستمها بصورت پکهای آماده عرضه می شوند که شامل خلاصه ای از بسیاری از عملکردهای حسابداری می باشد تمام عملیات مربوط به موجودیهای نقدی و بانکی و خرید و فروش و صدور اسناد حسابداری و کنترل موجودی کالاها را شامل می شود.
این سیستمها معمولا مورد نیاز مشاغل کوچک می باشند معمولا برای مشاغل 1 تا 5 نفره است
فرایند حسابداری در این سیستمها بسیار ساده است مثلا فرایند فروش کالا
درخواست مشتری --------> فاکتور فروش ----سند حسابداری فروش
شرکتهای شاغل در این زمینه:
مانند سیستمهای شرکتها . طرفه نگار ، برلیان ، آسان ، رافع ، و غیره
2-سیستمهای جزیره ای :
مجموعه ای از سیستمهایی مالی و اداری می باشد که هر کدام بصورت جداگانه عمل می کند و توسط کاربر اطلاعات بین سیستمها رد و بدل می شود . مثلا در سیستم فرش فاکتور فروش صادر می شود و سپس بصورت جداگانه در سیستم صدور سند توسط کاربر سند حسابداری صادر می شود البته این سیستمها تکامل یافته سیستمهای تک منظوره است و می تواند در برخی موارد بین اجزای ان ارتباط باشد ولی این ارتباط ضعیف است . در سیستم های جزیره ای ما می توانیم به راحتی با تغییرات کنار بیاییم، چون هر مجموعه کار خود را جداگانه انجام می دهد، ابزار ساده تر است، نقش انسان بیشتر است و در واقع سطح نیازها به سیستم و توقعات پایین تر است.
3-سیستمهای اطلاعاتی mis (management information systems)
سیستمهای مدیریت اطلاعات سازمان ، نام دیگر این سیستمها سیستمهای یکپار چه اطلاعات است . این سیستمها امروزه در اکثر سازمانهای ایران بکار می رود .این سیستمها به صورت یک بسته نرم افزاری ارایه می شوند که اغلب ساختاری یکپارچه و همواره غیر منعطف دارند و طبیعتاً نمی‌توانند نیاز اطلاعاتی سازمانهای بزرگ را که فرایندهای پیچیده و اختصاصی دارند، پوشش دهند.
این سیستمها تکامل یافته سیستمهای جزیره ای است . با این تفاوت که ارتباط بین اجزای سیستم کاملتر شده است ولی فاقد فرایند و قاعده انعطاف پذیر است .
فرایندهای این سیستمها محدود است . این سیستمها ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت میباشد. سیستم اطلاعات مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی توانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید. مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد
در واقع، بسته‌های نرم‌افزاری، نیازهای محدود را برآورده می‌سازند البته فرآینده ها در این سیستمها کمی پیچیده تر از مورد 2 است
مثلا فرایند فروش
درخواست مشتری --------تحویل از انبار-------صدور فاکتور فروش------سند حسابداری فروش
مهمترین بخشهای این سیستمها به شرح زیر است :
حوزه مالی:
- حسابداری اعتبارات
حوزه اداری :
- اتوماسیون اداری - - مدیریت منابع انسانی - - کنترل کارکرد کارکنان (تایم شیت)
حوزه بازرگانی:
مدیریت قراردادها خرید خارجی (سفارشات) خرید داخلی (تدارکات)
مدیریت فروش مدیریت توزیع
حوزه تولید و تجهیزات:
اطلاعات مهندسی برنامه ریزی تولید نگهداری و تعمیرات ماشین آلات و تجهیزات
حوزه مدیریت:
جمع آوری و تهیه گزارشات آماری و تجمیعی گزارشدهی به مدیریت مدیریت سهام
هر کدام از سیستمهای فوق به صورت یکپارچه کار می کند و با هم در ارتباط است اما این ارتباط فاقد فرایندهای کامل است بلکه صرفا فرایندی ساده در نظر گرفته می شود همانند مثال فروش
این سیستمهای نه تنها بر اساس فرایندهای ساده کار می کنند بلکه امکان پی گیری فرایندی یا تغییر فرایندی در اکثر این سیستمها امکان پذیر نیست .
نکته : اکثر سیستمهای مورد استفاده فعلی در سازمانها از همین نوع است.
3- سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمانی erp
Enterprise Resource Planing
ارائه تعریفی جامع برای ERP مشکل است. صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد شاید آشنایی با ویژگیها، قابلیتها و کارکردهای ERP در بخشهای مختلف سازمان در آینده بتواند کمک خوبی برای شناخت کامل این سیستم باشد . این سیستم بر اساس فرایندهای سازمان پیاده سازی می شود . مثلا فرایند فروش در این سیستم :
در خواست مشتری ------پیش فاکتور فروش--------عقد قرارداد حقوقی ------مجوز تحویل فروش---
--------تحویل کالا از انبار ------محاسبه قیمت تمام شده کالا-------فاکتور فروش -----سند حسابداری فروش
در اینجا سازمانها وارد کانال با قاعده و قانونی می شوند، هر کجا که قرار باشد سیستم تصمیم گیری کند باید از قواعد آگاه بوده و به همین جهت سطح وابستگی افراد بیشتر از سیستم های جزیره ای و یکپارچه است. در کنار این مسئله، بحث تغییرات هم وجود دارد. نیازها تغییر می کند، با تغییر نیازها سیستم نیز باید تغییر کند. کاربر محدود است و در این مرحله است که پشتیبانی وارد عمل می شود. در واقع پشتیبانی در erpرابطه ای تنگاتنگ با سازمان ایجاد می کند تا بتواند هم پای تغییر نیازها، تغییر در سیستم را نیز ارائه کند و عملا سیستم از سازمان عقب نماند.
سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS)، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری افراد ذیصلاح و مدیران ارشد را بطور جداگانه از سایر زیر سیستم های موجود در یک سازمان گردآوری می نمود واین در حالی بود که گزارشات تهیه شده نیز در پاره ای از مواقع با هم تناسخ و تناسب لازم را نداشت مثلا قیمت تمام شده ای که توسط حسابداری صنعتی تهیه می شد با بهای تمام شده ارائه شده توسط قسمت تولید همخوانی نداشت. علت این ناهمگونی عدم گردش صحیح و کامل اطلاعات بین امور مالی، مدیریت ستادی، تولید و انبارداری بود. ERP این سیستم های منفرد از هم را بصورت یک مجموعه کامل در می آورد که این مجموعه از ماجول های نرم افزاری معادل با هر یک از سیستم های منفرد قبلی، تشکیل شده است. حسابداری، تولید، انبارداری، خرید و فروش و سایر سیستم های موازی موجود در سازمان هنوز ماهیت خود را حفظ می کنند با این تفاوت که این سیستم ها به نحوی به یکدیگر متصل می شوند که گردش اطلاعات بطور سیال در کلیه این سیستم ها جریان پیدا کرده و بطور مثال یک مدیر براحتی میتواند به اطلاعات مالی، تولید، انبارداری و ... دریک آن دسترسی داشته باشد و این سهولت دسترسی در سیستم های MIS بدین طریق وجود نداشت. یکی از ویژگی های ERP این است که آنقدر انعطاف پذیر هستند که بتوان بعضی از ماجول ها را بدون نیاز به داشتن کل مجموعه راه اندازی کرد
در آینده مقایسه نر م افزارها از لحاظ پلات فرم را توضیح می دهم
پلات فرمها مایکروسافت
1-تحت ویندوز 2- تحت وب
پلات فرمهای لینوکس
1-سورس باز
2-تحت وب