X
تبلیغات
پیکوفایل
رایتل

بررسی و تجزیه و تحلیل یک سیستم حسابداری مالی

برای خرید یک سیستم حسابداری و یا بعبارتی سیستم جامع باید بدانیم که هر سیستمی دارای یک قلب است
قلب سیستم یکپارچه همان سیستم حسابداری مالی است

حال این سیستم چه ویژگیهایی باید داشته باشد و ما برای خرید چنین سیستمی چکارهایی باید انجام دهیم


برای خرید سیستم حسابداری مالی ابتدا نیازمندیهای خود را بررسی کنید این نیازمندیها شامل چند مورد است

 *-درخت حسابداری: از مهمترین قسمتهای سیستم حسابداری است . شما باید طرح درخت حسابداری مورد نیازتان را داشته باشید . چرا که همین موضوع تعیین کننده بسیاری از کارهای دیگر است اگر درخت سیستم مطابق نیاز شما نباشد تمام چرخه حسابداری را بامشکل مواجه می کند حال این درخت چه ویژگیهایی باید داشته باشد
    - درخت چند سطح می تواند داشته باشد
        مثلا یک در خت می تواند به این شکل باشد
 طبقه حساب  ------> گروه حساب-----> زیرگروه حساب- ----->  حساب کل -----> حساب معین
مثال می زنم  حسابهای ترازنامه ای ---- داراییها-----داراییهای جاری---موجودی مواد و کالا---مواد اولیه

حال در این مدل حسابهای تفصیلی جداگانه طبقه بندی و تعریف می شوند

اما حالت دیگر می تواند به شکل دیگری باشد مثلا حسابهای تفصیلی زیر مجموعه حسابهای معین است
وکاملا به هم متصل است

نکته مهم : حتما دقت کنید که آیا شما نیاز دارید که حسابهای تفصیلی زیر مجموعه معین باشد یا جدا از معین

خیلی از نرم افزار ها امکان تعریف سطوح مختلف حسابهادر چندین سطح می دهد شما نباید فقط به تعداد سطح نگاه کنید . حتما و حتما به ارتباط و تسلسل سطوح با یکدیگر دقت کنید . بخصوص معین و تفصیلی .

نکته دیگر کد بندی حسابها است .
اگر شما کد بندی حسابهایتان فقط عددی باشد مشکلی نیست اما اگر کد بندی حسابهای شما به گونه ای باشد که در ابتدای کد عدد صفر نوشته می شود پس کدهای شما از نوع کاراکتری است . کد 0214  با کد 214 از نظر نرم افزاری با هم متفاوت است به این مساله حتما دقت کنید . چرا که ممکن است کد بندی سیستم فقط عددی باشد که در این حالت شما نمی توانید کد 0214 را در سیستم تعریف کنید
نکته آخر در مورد کد بندی حسابها  ، دقت کنید که شما نیاز دارید که کدهای هر سطحتان چند رقمی باشد آیا سیستم در این مورد انعطاف پذیر است ؟

تعریف آرتیکلهای اسناد: خیلی موقع پیش میآید که شما شرحهایی تکراری را در اسناد تایپ می کنید حال اگر سیستم شما این امکان را داشته باشد که شرحها را در یکجا تعریف کنید و در اسناد بصورت لیست ظاهر شود و شما فقط آن را انتخاب می کنید و همچنین می توانید آن را ویرایش کنید

سند حسابداری :
شما باید حتما فرم سند حسابداری خود را داشته باشید چون فرمهای مختلفی از اسناد حسابداری وجود دارد که هر کدام روش خاص خود را دارد
مثلا فرمی می تواند  در سند حسابداری به هر کدام از حالتهای زیر باشد
1-
 معین            تفصیلی            شرح آرتیکل           بدهکار               بستانکار

2-

معین    تفصیلی 1      تفصیلی 2      تفصیلی   3      شرح        بدهکار    بستانکار

3-
طرف حساب   شرح    بدهکار     بستانکار      مرکز هزینه 1         مرکز هزینه 2

حالتهای اسناد فراوان است شما باید حتما فرم سندتان  را با فرم سند شرکت مقایسه کنید

نحوه ورود اطلاعات :
دقت کنید که سیستم برای ورود اطلاعات چه امکاناتی دارد؟
آیا می توانید برای ورود اطلاعات فقط از کیبورد استفاده کنید یا فقط ماوس یا هر دو
این نکته مهمی است
علاوه براین اگر قابلیت کار با کیبورد را داشته باشد برای جابجایی بین قسمتهای نرم افزاری چه راه حلی دارد مثلا از کلیدهای میانبر واضح و آسان استفاده کرده یا نه؟

رابط کاربری:
شما حتما دقت کنید که وقتی پنجره برنامه در مقابل شما باز می شود آیا می توانید به همه چیز دسترسی داشته باشید . فقط به زیبایی توجه نکنید به یک نکته مهم توجه کنید که آیا این رابط آسان است ، قابل فهم است ، و از همه مهمتر سایز صفحات است
اگر سایز صفحه ورود اطلاعات مناسب باشد باعث راحتی کار شما می شود ، چون اگر این سایز مناسب نباشد شما مجبورید که دایما صفحه را کوچک  و بزرگ کنید یا مجبورید دایما بین عناصر جابجا شوید این مساله خسته کننده است بعد از مدت زمانی کاربر احساس خستگی می کند

پیغامهای خطا:
سیستم باید تمام خطا ها را کنترل کند سیستم نباید به کاربر در بعضی جاها اجازه اشتباه بدهد و حتما پیغام فارسی و مفهموم بدهد  مثلا اگر در ستون بدهکاری بجای عدد ، کاراکتر وارد کردید سیستم باید پیغام واضح به شما بدهد
از همه مهمتر باید ار تباط بین حسابها در سند را رعایت و کنترل کند مثلا اگر خواستید
در سند حسابداری بانک را زیر مجموعه موجودی کالا وارد کنید سیستم بر اساس
 در خت حسابداری تعریف شده باید ارتباط منطقی حسابها را کنترل کند

طبقه بندی اسناد:
شما لیست انواع اسنادی که لازم دارید را در سیستم داشته باشید مثلا آیا سیستم این اجازه را به شما می دهد که سند را بصورت پیش نویس وارد کنید  یا آیا به شما این اجازه را می دهد که اسناد را طبقه بندی کنید مانند سند تایید شده ، تایید نشده و غیره

سرعت عمل:
در برخی مواقع نیاز است که سند جدیدی را مشابه با یک سند قبلی ثبت کنید شما می خواهید سند قبلی را بازیابی کنید و لی با برخی تغییرات بعنوان سند جدیدی ثبت کنید در این موارد راهکار سیستم چگونه است؟
حذف و اصلاح اسناد:
برای حذف و اصلاح اسناد چه مکانیزمی دارد مثلا اگر سند دایمی سند نباید امکان حذف بدهد و باید پیغام واضح بدهد
حتما و حتما دقت کنید که در مواردی که حذف و اصلاح مجاز نیست سیستم حتما باید جلوی اینکار را بگیرد و حتما پیغام مرتبط با آن حالت نمایش دهد.


اصلاحات اسناد
شاید برای خیلی از حسابداران اتفاق افتاده باشد که بعد از مدتی بخواهند سندی را در بین اسناد ماههای قبل وارد کنند . در چنین حالتی سیستم باید علاوه بر وارد کردن سند در بین اسناد قبلی باید تسلسل اسناد را هم دوباره مرتب کند . دقت کنید که سیستم برای این موارد چه راه حلهایی دارد.
همچنین در سیستم یکپارچه سیستمهای دیگر اسناد اتوماتیک صادر می کنند مثلا برای هر فاکتور خرید سند حسابداری مربوط به آن فاکتور صادر می شود . در چنین حالتی سیستم باید اسناد را طبقه بندی کند

جستجو :
بسیار بسیار مهم است . اگر شما سندی را تعریف کرده باشید بعد از مدت زمانی بخواهید سند را بازیابی کنید سیستم باید پارامترهای جستجوی لازم را داشته باشد مهمترین آنها
جستجو سند برحسب 1-تاریخ صدور  2- صادر کننده سند 3-سیستم صادر کننده سند 4- برحسب حساب خاص  5- برحسب شرح اسناد و غیره
البته پارامترهای فوق پیش فرض هستند و ممکن است برخی سیستمها امکانات بیشتری داشته باشند ولی مسله مهم این است که شما حتما روشهای مورد نیاز جستجو خود را در سیستم ببینید و تطبیق دهید.

عملیات سیستم :
شما باید لیست کاملی از عملیاتی که می خواهید با این سیستم انجام دهید را آماده کنید عمومی ترین عملیات
1-صدور سند حسابداری
2-گزارش دفاتر حسابداری
3-گزارش ترازهای چند ستونی
4-گزارش سود و زیان و ترازنامه
5-تعریف سال مالی
6-صدور اسناد دایمی  و بستن حسابها
7-صدور سند سود و زیانی در آخر دوره مالی
8-صدور سند افتتاحیه و اختتامیه
9-گزارش حسابهای تغییر ماهیت داده
و غیره
عملیات فوق معمولا بصورت پیش فرض در هر سیستمی موجود است و نکته مهم آن است که شما باید بتوانید تمام عملیات فوق را براحتی انجام دهید

و سخن آخر
گزارشات ، مهمترین خروجی سیستم می باشد . بیشتر نرم افزارها دارای گزارشات پیش فرض می باشند شما باید از قبل لیست گزارشات مورد نیاز خود را آماده کنید و آن را با گزارشات سیستم تطبیق دهید . اگر گزارشی لازم داشتید که در سیستم نیست حتما آن را به شرکت نرم افزاری سفارش دهید

علاوه بر این نکته خیلی مهمی در گزارشات وجود دارد و آن انعطاف پذیری گزارشات است
در سیستمهای جدید شما می توانید در یک گزارش چند ستونی براحتی سورت گزارش را بر حسب هر کدام از ستونها تغییر دهید ، هچنین گزارشات حالتی دارد که شما می توانید آن را برحسب نیازتان ویرایش کنید مثلا
عنوان گزارش را عوض کنید یا جای ستونها را عوض کنید یا تعداد ستونها را کم یا زیاد کنید . همچنین می توانید گزارش خودتان را به اکسل یا ورد و یا فرمتهای دیگر انتقال دهید دقت کنید که گزارشات را به چه فرمتهایی می توانید انتقال دهید


امنیت در نرم افزار
همه کاربران با مقوله یوزر و پسورد آشنا هستند ، هر سیستمی برای ورود نیاز به آن دارد . حال بحث ما این است که روال این پروسه در سیستم صدور اسناد چگونه است ،برای این بحث امنیت را به چند سطح طبقه بندی می کنیم ،
1- امنیت ساده : در این سطح سیستم فقط با یوزر و رمز ورود کار می کند یعنی به هنگام ورود از شما این اطلاعات را می خواهد و پس از ورود به سیستم شما تمام امکانات سیستم در اختیارتان است این سطح امنیت ضعیفترین سطح است و بیشتر برای سیستمهای تک کاربره مفید است ، و در سیستمهای چند کاربره بسیار خطرناک است .

2-امنیت متوسط : در این سطح علاوه بر یوزر و رمز ورود کنترلی بر امکانات سیستم اعمال می شود در این سیستمها معمولا کاربران به چند دسته تقسیم می شوند
کاربر ارشد : این کاربر تمام امکانات سیستم را در اختیار دارد . و می تواند به کاربران دیگر سطح دسترسی بدهد.
کاربر ساده : این کاربر درجه 2 است و می تواند اطلاعات وارد کند اما نمی تواند آنها را حذف یا اصلاح کند و این دو گزینه فقط در اختیار کاربر ارشد است .و کاربر ارشد بنا به صلاحدید خود این امکانات را در اختیار کاربر قرار می دهد

کاربرگزارشگیر : این کاربر فقط می تواند گزارشات سیستم را ببیند و هیچ گونه حق ورود یا حذف و اصلاح اطلاعات را ندارد.

3-امنیت بالا: در این سطح علاوه بر سطوح بالا کاربران در هر سطح امکان کنترل پیشرفته تری وجود دارد .
مثلا کاربر ارشد مشخص می کند که کاربران ساده فقط می توانند اسناد و اطلاعاتی که خود وارد کرده اند را اصلاح کنند و نمی تواند اسناد یا اطلاعات کاربران دیگر را مشاهده یا اصلاح کنند .
همچنین هر اطلاعاتی که در سیستم وارد می شود . به نام کاربر صادر کننده ثبت می شود . حالا اگر کاربری اطلاعات را تغییر یا حذف کند ، سیستم ابتدا اطلاعات اصلی را در جایی دیگر به همراه تاریخ تغییر ثبت می کند و سپس تغییر جدید یا حذف را اعمال می کند ،
مزیت این سیستم آن است که که دارای قابلیت بازیابی اطلاعات است ، علاوه بر این کاربر ارشد می تواند تمام اطلاعات را قبل از تغییر و بعد از تغییر را بصورت گزارش مفصل مشاهد کند ،
این کار باعث کنترل قوی برروی سیستم می شود و کاربران نمی توانند عمدی اطلاعاتی را حذف یا تغییر دهند چرا که اطلاعات تغییر یافته در جای دیگر ثبت می شوند .

نکته 1 : رمز کجا ذخیره می شود و چگونه ؟
دقت کنید که سیستمها باید از روش های رمز نگاری استفاده کنند . معمولا رمزها و یوزرهای کاربران در بانک اطلاعاتی ذخیره می شوند . اگر از سیستم رمز نگاری استفاده نشود براحتی قابل افشا است .
مثلا اگر کاربری رمز ورودش 123 است نباید همان عدد 123 در بانک اطلاعاتی ثبت شود بلکه از الگوریتم رمز نگاری استفاده شده باشد.

و اما نکته آخر :توجه داشته باشید که اگر رمز ورود به سیستم را فراموش کردید سیستم باید مکانیزمی برای پیدا کردن رمز به کاربر داشته باشد شبیه به مکانیزمهای ایمیلها و یا هر روش دیگری که سرکت استفاده می کند .


سیستم حسابداری ارزی معمولا بصورت زیر سیستم هست یعنی بعنوان یک زیر سیستم به سیستم حسابداری شما متصل می شود
ویژگیهای این سیستم باید بصورت زیر باشد
1-امکان تعریف نرخ ارزها بصورت روزانه با حفظ مبلغ نرخهای گذشته ، چون اسناد قبلی بر اساس نرخهای قبلی صادر شده است
2-امکان تعریف چند نرخ برای یک ارز ، چون در بعضی مواقع شما نیاز به گزینه چند نرخی برای یک ارز دارید
3-امکان تبدیل ارزها به یکدیگر در سیستم و ارایه گزارش بر اساس ارز انتخابی
4-امکان ورود اطلاعات بصورت ارز و یا ریالی و همچنین امکان تبدیل به یکدیگر